Coordenação Facilities

Contexto da área:

A área de Facilities é responsável por administrar e conservar a estrutura física da empresa, através da coordenação das equipes terceirizadas de manutenção, limpeza e conservação, segurança, recepção e serviços administrativos em geral. Além disso, é de sua responsabilidade também o gerenciamento de processos de reembolsos dos colaboradores. Tal área está sob a estrutura de Recursos Humanos.                 

Atividades:

Atividades gerais de negócios:

• Gestão de equipes de manutenção, recepção e limpeza, montando estratégias para melhor atender nossos clientes internos; 
• Gestão do orçamento de Facilities, com interface com outras áreas e controle de gastos;
• Organização e bom funcionamento do escritório;
• Suporte a eventos internos e coordenação de visitantes;
• Coordenação das manutenções anuais de acordo com o cronograma (ar-condicionado, etc.);
• Organização de compras administrativas e processos de pagamento, com foco em redução de despesas e sustentabilidade;
• Governança das políticas da área Facilities, garantindo que estejam atualizadas; 
• Controle das solicitações de reembolso, garantindo cumprimento com a política vigente;

Atividades Específicas:

• Coordenar as atividades de Facilities, garantindo o bom funcionamento da infraestrutura do escritório, cumprimento das normas e regulações vigentes e das políticas da empresa;
• Planejar e supervisionar o calendário anual de manutenções para que seja realizado dentro dos prazos estabelecidos;
• Assegurar o controle do orçamento dentro do planejado e buscar eficiências;
• Realizar avaliações periódicas dos fornecedores buscando melhoria contínua;
• Gestão das vagas de estacionamento entre os colaboradores e o condomínio;
• Coordenar visitas e eventos corporativos;
• Conduzir projetos de Facilities em conjunto com o Grupo BNPP.                   

Atividades gerais de gestão de pessoas:

• Ser um facilitador entre os membros da equipe e para outras áreas da empresa, matriz e clientes na resolução de problemas ou processos;
• Definir metas e acompanhar o desenvolvimento individual dos membros da equipe, dando suporte/treinamento quando necessário;
• Realizar avaliações individuais de desempenho, dentro dos padrões da Arval, fazendo um alinhamento dos objetivos, metas, desempenho e expectativas individuais dos colaboradores do time;
• Detectar aspirações e projeções de carreira dos membros da equipe, e desenvolver habilidades e competências para garantir um caminho de carreira adequado às expectativas de cada um. Através dessas ações, garantir um plano de sucessão para o cargo de Gerente de Recursos Humanos.

Responsabilidades ambientais: Realizar a prática da coleta seletiva no setor, cumprir com a política, objetivos, procedimentos e diretrizes ambientais, ter conhecimento dos seus aspectos e impactos ambientais significativos, contribuir com melhorias voltadas a proteção do meio ambiente e multiplicar o conhecimento sobre as melhores práticas ambientais sempre que possível a todos os colaboradores que atuam em sua área.

• Assegurar que o sistema de gestão ambiental esteja conforme com os requisitos da Norma ISO 14001; 
• Relatar o desempenho do sistema de gestão ambiental, incluindo desempenho para a Alta Direção;
• Realizar treinamento mandatório de sustentabilidade.

Competências Comportamentais:

• Excelente comunicação oral e escrita;
• Excelente relacionamento interpessoal;
• Excelente capacidade analítica;
• Excelente organização e gestão de prioridades; 
• Proatividade e perfil hands-on;
• Resiliência para lidar com imprevistos;
• Agilidade e autonomia na resolução de problemas;
• Habilidade em gerenciamento de pessoas, processos e projetos.

Requisitos Técnicos:

• Ensino superior completo / Pós-graduação desejável;
• Inglês fluente;
• Desejável Excel avançado.