Assistant administratif Fonctions Support Immobilier H/F

Leader européen de services immobiliers, BNP Paribas Real Estate couvre l’ensemble du cycle de vie d’un bien : Promotion, Transaction, Conseil, Expertise, Property Management et Investment Management.

Avec 4 000 collaborateurs, BNP Paribas Real Estate accompagne localement propriétaires, locataires, investisseurs et collectivités dans 24 pays en Europe, au Moyen-Orient et en Asie.

BNP Paribas Real Estate est certifié Top Employer 2024 !

Top Employers Institute reconnaît BNP Paribas Real Estate France comme un employeur de qualité où les conditions de travail, les perspectives de carrières et l’épanouissement professionnel et personnel sont des sujets centraux. 

BNP Paribas Real Estate est une société du Groupe BNP Paribas.

Pour plus d’informations : https://www.realestate.bnpparibas.com/

Dans le cadre du développement de notre filiale, BNP Paribas Real Estate Property Management France, nous recrutons un(e) : 

Assistant(e) administratif(ve) fonctions support immobilier  H/F

Business Line Property Management 

Poste basé à Rueil-Malmaison (92)

Dans le cadre de vos responsabilités, vos principales missions sont les suivantes : 

• Identification des fournisseurs par la collecte des documents d’immatriculation (KBIS)

• Réalisation de contrôles sur les fournisseurs au moyen des outils de vigilance

• Saisie des contrats de prestations de service dans les logiciels de gestion

• Saisie d’informations de référencement des fournisseurs dans les logiciels de gestion

• Trier et organiser les communications entrantes dans la boite emails générique du service afin de les affecter aux différentes tâches incombant au service

• Organisation de la documentation du service

• Participation à des échanges avec les fournisseurs et aide à l’inscription à nos bases

• Utilisation des outils dédiés au risque fournisseur et à la conformité (Provigis, Ellipro, Vigilance, MSD, Infogreffe, et Tableaux de bord internes…)

Environnement de travail

Rattaché(e) aux fonctions support, vous évoluez dans une équipe composée de huit personnes intervenant sur des missions transverses de gestion technique, QHSE et achats. Dans le cadre de ce poste, vous intervenez auprès d’interlocuteurs variés (property managers, fournisseurs, fonctions centrales, …)

Apports de la mission/ Evolutions possibles

Votre performance à ce poste vous permettra notamment de développer vos compétences sur :

- Les méthodes d’une direction technique (gestion technique, HSE et achats)

- Les processus d’un service achat: normes, risques, contrôle

- Le suivi de la relation fournisseur : stratégie associée au panel fournisseur, évaluation de la performance, risques, conformité, légal, RSE

- Les outils informatiques associées aux fonctions 

Profil recherché

Issu(e) d’une formation supérieure à BAC, BAC+2, spécialisée en assistanat administratif, et/ou achats, vous 

avez déjà une expérience sur une fonction similaire (stage, alternance, premier emploi) vous ayant permis 

d’appréhender ces sujets.

Compétences techniques recherchées :

• Maitrise d’une organisation administrative et de gestion documentaire

• Capacité à s’approprier les enjeux de la gestion des risques (conformité, procédures internes…)

• Relations clients internes et relations fournisseur (réponse aux questions, relances…),

• Vous maîtrisez l’utilisation de la suite Office

Compétences comportementales recherchées :

• Rigueur

• Personne désireuse d’évoluer dans un environnement stimulant et exigeant

• Pédagogie et diplomatie vis-à-vis des parties prenantes aux processus (équipes opérationnelles de property, fournisseurs)

• Capacité à collaborer : Esprit d’équipe et fortes capacités relationnelles

• Capacités analytiques

• Prise d’initiatives

• Capacité à collaborer

Enfin nous attachons une importance particulière à ce que nos futurs collaborateurs agissent au quotidien avec responsabilité et éthique professionnelle.

La diversité, l’équité et l’inclusion sont des valeurs clés pour le bien-être et la performance des équipes. Chez BNP Paribas Real Estate, nous souhaitons accueillir et retenir tous les talents sans distinction.