Gestionnaire Administratif Successions, SDC, Emprises sur comptes et Ordonnances Judiciaires (H/F)
CONTEXTE ET ENJEUX
Vous rejoindrez l’équipe SDC, Successions, Emprises sur comptes & Ordonnances judiciaires au sein du département Opérations dans le périmètre COO.
Notre équipe dynamique et polyvalente est composée de 12 collaborateurs couvrant 4 activités différentes : le service de Dépôt et Consignation (« SDC »), les Successions, les Emprises sur Comptes et les Ordonnances judiciaires.
CONCRÈTEMENT, VOTRE MISSION ET VOTRE QUOTIDIEN ?
En tant que collaborateur du service SDC, Successions, Emprises sur Comptes & Ordonnances judiciaires, vous aurez la charge de façon polyvalente :
Votre mission consistera à :
- Réceptionner les informations concernant le défunt et contrôler le respect des obligations légales et bancaires en matière de présence et de validité des documents officiels,
- Saisir le dossier dans la base de données dédiée. Y vérifier la qualité des données saisies ou mises à jour,
- Assurer un suivi régulier et proactif des dossiers en cours afin de garantir des délais de traitement adéquat,
- Prendre en charge la sécurisation des fonds du (des) titulaire(s) concerné(s) avec blocage des comptes et annulation éventuelle des produits de service,
- Coopérer avec les différents intervenants internes (Affaires Juridiques, Compliance, Métiers) et externes (notaires, avocats, ayants-droits, etc.),
- Assurer la correspondance avec les clients et interlocuteurs externes.
- Des Emprises sur Comptes et des Ordonnances judiciaires :
Cette activité comprend :
- les sommations à tiers détenteur pour lesquelles la banque a l’obligation légale de débiter le compte du client en cas de non-paiement d’une amende ou d’impôts,
- les faillites et liquidations judiciaires,
- les tutelles (protection des intérêts des incapables majeurs ou mineurs),
- les saisies-arrêts (procédure engagée par un créancier pour bloquer sur le compte de son débiteur les sommes qui lui sont dues),
- les ordonnances judiciaires pour lesquelles les établissements de crédit ont l’obligation de coopérer avec les autorités et de fournir une réponse rapide et en toute collaboration.
Votre mission consistera à :
- Réceptionner les instructions, saisir le dossier dans la base de données dédiée,
- Assurer un traitement et suivi de qualité du dossier dans le respect des procédures définies, du cadre réglementaire et ce dans les délais impartis,
- Coopérer avec les différents intervenants internes (Récupération, Affaires Juridiques, Métiers) et externes (avocats, notaires, clients, administration, police judiciaire, etc.),
- Rédiger les courriers ‘lettres-type’ aux clients, curateurs, administrations, police, etc,
- Dans le contexte des Ordonnances judiciaires plus particulièrement,
- Assurer le contact avec les autorités (parquet, juge d’instruction, police judiciaire, huissiers de justice) ou avec d’autres acteurs (la société en charge des ouvertures des coffres),
- Fournir toute la documentation demandée,
- Utiliser la robotique (RPA) pour la collecte documentaire ainsi que la compilation des pièces.
Votre mission consistera à :
- Prendre en charge la constitution des dossiers à consigner à la Caisse de Consignation de Luxembourg (« CACO »),
- Encoder les instructions de transfert de fonds vers la CACO,
- Assurer la vente des contenus monnayables des plis à disposition provenant de l’ouverture des coffres inactifs de plus de 10 ans,
- Gérer la relation entre la Banque et la CACO dans le cadre des dossiers à consigner,
- Gérer la relation entre la Banque et le tiers en suspens qui a reçu une lettre de résiliation à l’initiative de la Banque (transfert cash-titres, gestion des titres illiquides, coffres, plis fermés, succession),
- Gérer la relation entre la Banque et les avocats/notaires pour les différents sujets fiscaux et successoraux,
- Maîtriser l’aspect fiscal lié à la régularisation des dossiers,
- Mise à jour du volet KYC pour les PP et PM,
- Rechercher les titulaires de comptes inactifs de plus de 3 ans ou leur ayant-droit en utilisant tous les moyens à disposition (internet, STM, STI, bases mortes AS 400, etc.),
- Enrichir les différents tableaux de suivi ad hoc.
LES MISSIONS C’EST IMPORTANT, L’ÉQUIPE ET L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL AUSSI !
Votre environnement de travail
Localisation principale : Luxembourg – Bâtiment SeKoia (+1)
Type d'emploi : CDI
Horaire de travail : Temps plein
Pas de déplacement à prévoir
Le poste est éligible au télétravail et au travail sur sites distants dans le respect des règles de permanence sur site de l’équipe et après avoir acquis l’autonomie suffisante dans la réalisation des missions confiées à la suite du suivi d’un plan de formation dispensé au sein de l’équipe.
Les apports de ce poste ?
- Activités très diversifiées,
- Interactions avec les différents Métiers et Fonctions de la Banque,
- Contact privilégié des notaires, avocats, tuteurs et curateurs (dans le cas des successions et emprises sur comptes), mais aussi de la police judiciaire et du Parquet (dans le cas des Ordonnances judiciaires).
ÊTES-VOUS NOTRE FUTUR(E) Gestionnaire Administratif SDC, Successions, Emprises sur comptes et Ordonnances Judiciaires ?
Expérience professionnelle et/ou diplôme
Etude : Formation Bac + 3 à orientation juridique, économique ou financière
ou
Expérience Professionnelle : Expérience professionnelle dans la gestion ou support clients d’au moins 5 ans
Compétences comportementales
- Capacité à collaborer / travail d’équipe
- Capacité à partager / transmettre des connaissances
- Capacité à communiquer - à l’oral et par écrit
- Être orienté client
- Capacité à résoudre des problèmes
- Rigueur
Compétences transversales
- Capacité d’analyse
- Capacité à élaborer et à adapter un processus
- Capacité à établir et activer des réseaux
Compétences techniques
- Maîtrise des applications MS Office (World, Excel, Powerpoint, Access) et STI/STM
- Connaissance des produits de la banque et des structurations de type PM
Connaissances linguistiques
- Maîtrise du français, de l’anglais, de l’allemand et du luxembourgeois.
- Le néerlandais ou l’espagnol serait un atout.
