Job Description

Reception and common means

  • Receive visitors by registration and directs them to the appropriate personnel;
  • Answer telephone calls and takes messages;
  • Receiving incoming mails, couriers by signing on behalf of BNPP BJ, register the incoming mails, couriers in the register book and distribute incoming mails, newspapers to department and staff, and make sure the mails/couriers receiver are fully signed on the register book;
  • Prepare outgoing mails, reconciliation for all postage records for accounting payment each month;
  • Arrange MRRS booking for meeting rooms – keep weekly planning of meeting room disposition and assist in the preparation of facilities for Telephone and Video Conference;
  • Deliver and collect Bank Access Card to visitors, perform daily and monthly reconciliation report;
  • Reception duty arrangement weekly with the relieving staff.

Secretarial & Administrative Support

  • Travel arrangements for ITO, HR , Compliance  or other business line as required including requisition flight booking and hotel reservation;
  • Collect medical reimbursement forms for staff monthly and keep proper record before the submission to the Insurance company;
  • Help on mailing out all staff reimbursement claims and payments to SH F&C timely and keep proper record;
  • Provide assistance to Business Lines/Functions for secretarial tasks as assigned;
  • Back up General Service staff as required.

The reception desk post must remain attended at any time either by the receptionist or by any of the relieving staff from a list established by the management.


Job Requirement

  • Bachelor degree major in English or Admin
  •  Good skill with office software: word, excel etc.
  •  Fluent in English
  •  Sense of service, flexible, proactive
  •  Responsible and take initiative
  •  Good communication skills with nice personality
Primary Location
CN-11-Beijing
Job Type
Standard / Permanent
Job
SECURITY OR FACILITIES MANAGEMENT
Education Level
Bachelor Degree or equivalent (>= 3 years)
Experience Level
Beginner
Reference
GRO000371

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