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Adjointe administrative exécutive

Marque BNP Paribas Personal Finance
Niveau d'expérience 3 à 5 ans
Niveau d'études Niveau BAC+2/3
Postuler REF: ADM-070619-001-CR

RATTACHEMENT

• Chef des opérations, Canada

MISSION ET OBJECTIFS

Chef des opérations, bureau du chef des opérations et chef de territoire

• Fournir un soutien constant et agir comme adjoint du chef des opérations.
• Exécuter des tâches administratives.
• Organiser des réunions et des visites et effectuer les réservations nécessaires (salles, vidéoconférences, etc.).
• Coordonner les préparatifs de voyage pour tous les membres du bureau du chef des opérations et pour leurs visiteurs.
• Remplacer au besoin l’adjoint du chef de territoire et l’autre adjoint.

 

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• Ce poste n’implique aucune supervision de personnel.
• Contribuer directement à l’appareil de contrôle opérationnel permanent en suivant les procédures, en faisant la surveillance et en avertissant ses supérieurs de tout problème de fonctionnement.


Ces tâches sont accomplies sur une base quotidienne.

Fournir un soutien pour toutes les fonctions
• En l’absence du chef des opérations, acheminer le courrier et les courriels importants ou urgents.


Servir d’adjoint au chef des opérations et au bureau du chef des opérations, et remplacer l’adjoint du chef de territoire ou l’autre adjoint
• Pour tous les membres du bureau du chef des opérations ainsi que ses visiteurs : obtenir les services de transport, les chambres d’hôtel et autres réservations de voyage au meilleur coût possible, conformément à la politique sur les voyages de BNP Paribas en vigueur en Amérique du Nord.
• Gérer l’ordre du jour des réunions internes et externes et planifier les réunions (conférences audio et vidéo).
• Demander le remboursement des frais professionnels et des frais de déplacement et effectuer le suivi de ces remboursements.
• Taper, mettre en pages et distribuer les lettres, notes, tableaux et présentations PowerPoint.
• Trier et distribuer le courrier.
• Répondre aux appels entrants et accueillir les visiteurs.
• Coordonner les travaux de traduction de la Banque avec les traducteurs, vérifier et surveiller les estimations de coût et de temps et assurer le respect du budget.
• Commander les fournitures de bureau nécessaires pour le bureau du chef des opérations.
• Produire les procès-verbaux des réunions pour le chef des opérations à partir des renseignements fournis par les gestionnaires.
• Demander le paiement des factures. Recevoir toutes les factures du bureau du chef des opérations et traiter celles-ci dans Basware.
• Surveiller l’assiduité des employés membres de l’équipe du chef des opérations. Entrer dans TOMNET les données relatives aux absences imprévues (pour cause de maladie, d’obligation familiale, etc.) de même que celles relatives aux absences qui ne sont pas entrées directement par les employés.
 


FORMATION ET EXPÉRIENCE

• Diplôme d’études collégiales en bureautique ou toute autre formation pertinente
• Cinq ans d’expérience dans un poste semblable
• Excellentes compétences en informatique et connaissance de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook)

  

EXIGENCES PARTICULIÈRES ESSENTIELLES

• Disponibilité (horaire de travail)
• Bilinguisme (français et anglais) 

APTITUDES ET COMPORTEMENTS

• Capacité à établir la priorité des tâches et à gérer son temps
• Sens de l’initiative dans la recherche de nouvelles idées
• Autonomie
• Capacité d’adaptation et souplesse
• Bon sens de l’organisation
• Courtoisie et diplomatie (dans le cadre du service à la clientèle interne et externe)
• Capacité à travailler sous pression
• Respect de la confidentialité

  

Une politique de recrutement qui favorise l’équité et la diversité :

Parce qu’elles favorisent la créativité et l’efficacité, qui sont entre autres, sources d’une meilleure performance et une plus grande productivité, l’équité et la diversité font partie intégrante de notre politique de recrutement. Nous nous efforçons de refléter la société qui nous entoure et d’être à l’image de nos clients.

 

La règle de non-discrimination s’applique à chacun de nos recrutements.

Seules les candidatures qui répondent aux exigences de l'emploi en termes de formation et d'expérience seront évaluées et informées.

 

 

A propos de BNP Paribas

BNP Paribas est une banque de premier plan en Europe avec un rayonnement international. Elle est présente dans 73 pays, avec plus de 196 000 collaborateurs, dont plus de  148 000 en Europe. Le Groupe détient des positions clés dans ses trois grands domaines d'activité : Domestic Markets et International Financial Services, dont les réseaux de banques de détail et les services financiers sont regroupés dans Retail Banking & Services, et Corporate & Institutional Banking, centré sur les clientèles Entreprises et Institutionnels. Le Groupe accompagne l’ensemble de ses clients (particuliers, associations, entrepreneurs, PME, grandes entreprises et institutionnels) pour les aider à réaliser leurs projets en leur proposant des services de financement, d’investissement, d’épargne et de protection.  En Europe, le Groupe a quatre marchés domestiques (la Belgique, la France, l'Italie et le Luxembourg) et BNP Paribas Personal Finance est numéro un du crédit aux particuliers. BNP Paribas développe également son modèle intégré de banque de détail dans les pays du bassin méditerranéen, en Turquie, en Europe de l’Est et a un réseau important dans l'Ouest des Etats-Unis. Dans ses activités Corporate & Institutional Banking et International Financial Services, BNP Paribas bénéficie d'un leadership en Europe, d'une forte présence dans les Amériques, ainsi que d'un dispositif solide et en forte croissance en Asie-Pacifique.

A propos de BNP Paribas au Canada

En tant que l’une des plus grandes banques étrangères au Canada, BNP Paribas est déterminée à continuer de consolider sa plateforme. Devenue, en 2013, le centre opérationnel pour les activités du groupe en Amérique du Nord, elle affiche une croissance importante comptant actuellement plus de 700 employés et entend poursuivre sur cette lancée au cours des prochaines années. Grâce à ses avancées continues dans les secteurs de la technologie et des finances, BNP Paribas au Canada continue d’attirer des experts de divers domaines ainsi que de jeunes talents ambitieux venant du monde entier. Offrant une mobilité internationale et des capacités d’envergure mondiale dont bien peu de sociétés peuvent se targuer, BNP Paribas est fière de proposer à ses employés un milieu de travail enrichissant où ils peuvent bâtir leur carrière professionnelle en perfectionnant leurs connaissances, en relevant des défis et en s’épanouissant.

Primary Location: CA-QC-MontréalJob Type: CDIJob: MARQUE ET COMMUNICATIONEducation Level: Bachelor / Licence ou équivalent (>= 3 ans)Experience Level: Au moins 3 ansSchedule: Temps plein Behavioural competency: Capacité à collaborer / travail d'équipeTransversal competency: Capacité d'analyse